Informationsmanagement im Unternehmen verbessern

Mann drückt auf Arbeit 4.0 in Zukunft digital
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Daten und Informationen sind in Unternehmen des 21. Jahrhunderts essentiell für das Überleben der Betriebe. Doch die effektive Kommunikation unter Teams, Projektleitern, Angestellten und Verantwortlichen ist häufig gestört. Grade der Nachwuchs ist von den veralteten Kommunikationswegen in vielen deutschen Behörden und KMUs abgeschreckt.

Durch mangelndes Informationsmanagement und unpassende Kommunikationswege kann dem Unternehmen ein finanzieller Schaden entstehen – beispielsweise bei einem falschen Informationsstand bei Arbeitsprozessen. Wie lässt sich das Informationsmanagement daher auf die jungen Leute anpassen und können auch die etablierten Mitarbeiter davon profitieren?

Was ist Informationsmanagement?

Der Begriff Informationsmanagement führt leicht zur Verwirrung, denn je nach Definition und Anwendungsbereich sind damit verschiedene Dinge gemeint. Im Bereich der Wirtschaftsinformatik steht der Begriff für etwas anderes als bei dem Austausch von Informationen im Unternehmen. In diesem Beitrag geht es um das Informationsmanagement und die effektive Kommunikation in Unternehmen. Die Frage lässt sich also mit dieser Definition beantworten:
Informationsmanagement beinhaltet alle Maßnahmen in Unternehmen zur Planung, Gestaltung, Organisation, Koordination, Nutzung und Kontrolle von Informationen.

Strategie bei der Kommunikation, Verteilung und Bereitstellung von Informationen

Da ein gutes Informationsmanagement ein wesentlicher Wirtschaftsfaktor ist, lohnt es sich, eine Strategie für dieses im Unternehmen aufzustellen. Dabei hilft es, wenn IT-Systeme und Software wie ECM, BPM und Collaboration-Tools kombiniert oder vereint werden, damit eine einheitliche Informationsbasis für alle Mitarbeiter entsteht. Mehr Wissenswertes über Informationsmanagement finden Sie bei der SER Group. Daten und Informationen sind so jedem Mitarbeiter jederzeit und von überall verfügbar und können direkt kommuniziert werden. Ein falscher Wissenstand oder nicht aktuelle Informationen werden so bei den vielen Arbeitsprozessen im Unternehmen verhindert.

Moderne Unternehmenssoftware hilft dabei, eine zentrale Informationsbasis zu schaffen. Doch wie sieht es mit der Vermittlung von Informationen und Arbeitsanweisungen aus?

Nachwuchskräfte abgeschreckt von veralteten Kommunikationsmethoden

Ein Grund für mangelndes Informationsmanagement könnte neben ungeeigneter Software ein Generationsproblem sein. Denn die ältere Generation ist mit anderen Kommunikationswegen und Medien aufgewachsen als die jüngere. Für Millennials und Generation Z, die mit dem Internet und YouTube groß geworden sind, gehören videobasierte Kommunikation und Präsentationsformen zum Alltag. Dröge Textabhandlungen können die Jugend im Unternehmen daher nicht motivieren.

Wenn bereits in der Jobanforderung beispielsweise ein versierter Umgang mit moderner Bürokommunikation wie dem Telefax gefordert wird, wirkt das schnell befremdlich für viele junge Menschen. Zu diesem Ergebnis kam auch eine Studie des amerikanischen Software-Unternehmers Tech Smith, nach der 44 Prozent der befragten Millennials veraltetet Kommunikationsmethoden in Unternehmen attestierten. Die Studienautoren warnten sogar davor, dass ein altbackener Kommunikationsstil negativen Einfluss auf das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter hat. Die Studie zeigt daher schnell einige große Verbesserungspotenziale auf.

Was lässt sich daraus für die Unternehmen lernen?

Aus der Studie lässt sich schnell erkennen, dass die Kommunikationswege der Mitarbeiterkommunikation und bei dem Informationsmanagement erneuert oder modernisiert werden können, um jüngeren Leuten entgegenzukommen. Allerdings lohnt sich eine Umstellung der bisherigen Kommunikationswege nicht nur für die jüngere Generation. Eine Laborstudie und eine Umfrage mit 4500 Büroangestellten in sechs Ländern kam zu dem Ergebnis, dass Menschen Anleitung besser verstehen und auch befolgen, wenn visuelle Elemente enthalten sind. Denn Bilder bleiben länger im Kopf und führen zu besseren Arbeitsergebnissen. Diese Ergebnisse lassen sich für eine effektivere Kommunikation im Unternehmen nutzen: Aufgaben, Anweisungen, Newsletter etc. sollten daher nicht nur in Textform vorliegen, sondern durch Screenshots oder mit einem Video erläutert oder kommuniziert werden.

Neben Texten wird das Video zunehmend in interaktiver Form als Anleitungs- und Assistenzmedium genutzt. Auch für die Dokumentation und als Wissenswerkzeug wird das Video vermehrt im industriellen Bereich eingesetzt. Handlungsorientierte, prozedurale Fähigkeiten können hier besonders gut in einem Video festgehalten und vermittelt werden. Auch als Hilfestellung für Ausbildungszwecke und zur Erledigung von Montagearbeiten eignet sich das Videoformat bestens.

Größere Unternehmen: Trend der Live-Videoübertragung

Die bewegten Bilder werden auch für größere Konzerne mit vielen Teams und Standorten wichtiger. Neben der internen Kommunikation im Team werden Livestreams vermehrt auch für die Verbreitung und Vermittlung von Informationen von Branchenmessen genutzt oder wenn die Geschäftsleitung wichtige Mittelungen an die örtliche Belegschaft persönlich kommunizieren will.

Für eine effektive Strategie bei dem Informationsmanagement im Unternehmen kommt es sowohl auf eine gut integrierte Datendrehscheibe als auch die passenden Kommunikationswege und -mittel an. Moderne Software vereinfacht dabei die Bereitstellung und Verbreitung von Informationen. Durch einen Wandel von textbasierten Information zu einer Unterstützung und Zuhilfenahme durch Bild- und Videoformate lässt sich die Effizienz und Attraktivität des eigenen Unternehmens nicht nur bei der jungen Generation steigern.

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