Was steht hinter einem erfolgreichen Unternehmen? Klar, ein gutes Geschäftskonzept, motivierte Mitarbeiter und ein gutes Timing für den passenden Markt. Damit ein Unternehmen aber auch gut funktioniert, sind straffe Strukturen, eine klare Hierarchie sowie eindeutige Regelauslegungen und Kompetenzverteilungen von großer Bedeutung. Speziell in sensibleren Unternehmensbereichen wie beispielsweise der Lohnbuchhaltung können Verstöße schwerwiegende Folgen haben. Die Digitalisierung bietet allerdings umfassende Lösungen – auch für den Bereich Lohnbuchhaltung.
In der Lohnbuchhaltung geht es vordergründig auch um Vertraulichkeit und Datensicherheit. Einblicke in Rechnungsdetails von Arbeitnehmern für Außenstehende oder auch Arbeitskollegen, Veruntreuung oder sogar Datenabgreifung zu kriminellen Zwecken können erheblichen Schaden verursachen – sowohl bei den Betroffenen als auch beim Arbeitgeber. Damit dieses Worst-Case-Szenario nicht eintritt, sind Unternehmen gut damit beraten, auch für den Bereich der Lohnbuchhaltung maßgeschneiderte digitale Lösungen zu finden. Der Digitalisierung sei dank, gibt es professionelle Software-Programme, die die Lohnbuchhaltung entsprechend sicher, effizient und robust gegenüber Angriffen macht.
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Störungsfreie Prozesse und genaue Ergebnisse
Eine automatisierte Lohnbuchhaltung garantiert beispielsweise eine exakte Verarbeitung von Gehältern oder Personaldaten. Die Prozesse verlaufen dabei digitalisiert und störungsfrei. Dadurch werden genaue Ergebnisse erzielt. Ebenso spielt der Faktor Zeit eine entscheidende Rolle. Eine digitalisierte Lohnbuchhaltung arbeitet nicht nur effektiv, sondern vor allem schnell. Angestellte könnten diese Fülle an Daten, seien es Gehälter, Urlaubszeiten oder Steuern, beispielsweise per herkömmlicher Excel-Tabelle nicht ansatzweise in der gleichen Zeit bearbeiten.
Hinzu kommen meschliche Fehler, die nun einmal bei der analogen Buchführung auftreten können. Schon ein kleiner Tippfehler bei der Eingabe der Daten reicht, um am Ende zu erheblichen Verlusten zu führen. Dieses Risiko wird durch eine automatisierte, digitale Lohnbuchhaltungssoftware ausgeschlossen. Hierfür werden nämlich integrierte Kontrollmechanismen eingesetzt, die die Zahlen immer wieder auf Richtigkeit und Plausibilität überprüfen. Mögliche Ungereimtheiten werden daraufhin per Fehlermedlung direkt angezeigt.
Gegen Angriffe von außen abgesichert
Auch in Hinsicht auf die Sicherheit kann eine automatisierte und voll digitalisierte Lohnbuchhaltung überzeugen. Durch eindeutig zuweisbare Zugangsberechtigungen haben auch nur die Angestellten Zugriff auf das Programm, für die es auch erlaubt ist. Der passwortgeschützte Bereich sichert so auch die sensiblen Daten der Mitarbeiter vor unbefugten Zugriffen innerhalb des Unternehmens, aber auch vor Cyberangriffen von außerhalb. Es steht zudem frei, ob die Daten lokal oder in einer Cloud abgespeichert werden sollen. Aus Arbeitgebersicht wird man so dem immens wichtigen Schutz der personalbezogenen Daten gerecht.
Keine Auseinandersetzungen mehr mit dem Finanzamt
Die Digitalisierung und Automatisierung der Lohnbuchhaltungist nicht nur schnell, präzise und sicher, sie vereinfacht einen Prozess, an dem sich Unternehmen ansonsten immer wieder aufhängen: dem Umgang mit den steuerlichen Aufsichtsbehörden und dem Finanzamt. Sämtliche steuerlich und rechtlich relevanten Themen müssen natürlich auch rechtskonform und den vorgaben des Finanzamtes entsprechend bearbeitet und eingereicht werden.
Doch dieser Prozess ist sehr fehleranfällig, nervenaufreibend und zeitintensiv. Eine entsprechende Software kann hierbei einen großen Anteil des Aufwands einsparen. Die Arbeit wird automatisch, fristengerecht und immer auf dem neusten Stand der Gesetzgebung von der Software erledigt. Für den Fall von steuerlichen Nachprüfungen werden dabei sämtliche Prozessschritte digital dokumentiert und archiviert. So kann man sich sicher sein, dass keinerlei Unterlagen durch Unaufmerksamkeit der Angestellten verloren gegangen sind.
Kosten verringern sich
Ein weiterer Effekt einer digitalisierten und automatisierten Lohnbuchhaltung durch eine Lohnbuchhaltungssoftware sind selbstberständlich die entfallenden Kosten für die ausgedruckten Unterlagen, da keine Tinte oder Druckpapier verwendet werden. Ebenso fallen keine teuren Portokosten an. Diese Umstände kommen natürlich auch der Umwelt zugute.
Software als Orientierungshilfe
Zuletzt kann die Software auch behilflich bei strategischen Entscheidungen sein. Ein integriertes HR-Modul sowie verschiedene Analysetools liefern kompakte Informationen zur Arbeitnehmerschaft. Prozesse und Leistungen können so besser bewertet und eventuell optimiert werden. Das ermöglicht einen fundierteren Stand bei der Planungssicherheit – speziell im Hinblick auf die Personalentwicklung. Zusammenfassend kann man daher sagen, dass die Chancen und Vorteile der Digitalisierung auch im Bereich der Lohnbuchhaltung genutzt werden sollten, damit die Konkurrenz einem nicht plötzlich enteilt.
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