Online bewerben: Darauf ist bei der E-Mail- und Online-Bewerbung zu achten

Frau sitzt nach Online-Bewerbung überrascht vor dem Laptop
Bild: Online bewerben per E-Mail oder Online-Formular - dies birgt einige Tücken. Bildquelle: © Antonioguillem / Fotolia

Mittlerweile gehören Online-Bewerbungen ganz selbstverständlich zum Recruiting dazu. Wer heute nach einem neuen Job oder Mitarbeiter Ausschau hält, der sucht oder schaltet ein Stellengesuch online. Auf vielen verschiedenen Internet-Börsen können Unternehmen wie auch Arbeitssuchende Projekte und Stellenangebote vorfinden. Aber wie sieht eigentlich eine korrekte Online-Bewerbung aus? Was gibt es bei der E-Mail-Bewerbung oder beim Online-Formular zu beachten? Wir zeigen Euch, wo die Fallen lauern und was es zu beachten gilt, wollt Ihr Euch online bewerben.

Die E-Mail-Bewerbung: Das müsst Ihr beachten

Grundsätzlich sollte man sich an dem Grundsatz orientieren, dass eine Online-Bewerbung per E-Mail oder Online-Formular nur dann erwünscht ist, wenn dies ausdrücklich in der Stellenausschreibung erwähnt wird oder die E-Mail-Adresse explizit angegeben ist.

Andernfalls könnt Ihr davon ausgehen, dass der potentielle Arbeitgeber lieber eine klassische Bewerbungsmappe von Euch erhalten möchte. Bislang zeigt sich noch keine Präferenz bei Personal-Chefs, Online-Bewerbungen sind ebenso beliebt wie Papier-Unterlagen.

Statistik Präferenz Bewerbung
Bildquelle: digital-age.net

Grundsätzlich lässt sich indes festhalten, dass vor allem bei kleineren und mittelständischen Unternehmen meist die Papierform bevorzugt wird. Bei Firmen mit mehr als zehn Mitarbeitern, IT-Unternehmen oder Firmen aus dem Bereich Werbung und PR ist die E-Mail-Bewerbung mittlerweile Standard.

Sollte der potentielle Arbeitgeber ein Online-Formular besitzen, solltet Ihr dieses auch zwingend nutzen und keine Bewerbung per Mail senden. Sofern der bevorzugte Bewerbungsweg nicht sofort ersichtlich ist, fragt einfach nach. Die Anfrage kann per Telefon erfolgen oder auch per E-Mail, sofern Ihr die E-Mail-Adresse der Personalabteilung besitzt.

Mustertext für Anfrage, ob Online-Bewerbung per E-Mail erwünscht ist

Betreff: Akzeptieren Sie eine E-Mail-Bewerbung?

Sehr geehrte Frau… / Sehr geehrter Herr…,

über das Online-Portal „xxx“ stieß ich auf Ihre Stellenanzeige. Sie suchen eine/n „xxx“. Da mich die vakante Stelle interessiert, möchte ich Ihnen schnellstmöglich meine Bewerbungsunterlagen zusenden. Akzeptieren Sie eine Online-Bewerbung über E-Mail oder bevorzugen Sie eine schriftliche Bewerbung in Papierform?

Für eine Antwort wäre ich Ihnen sehr ergeben.

Freundliche Grüße,


Bewerbungen müssen zwingend professionell gestaltet sein, was auch Fehlerfreiheit in puncto Orthographie und Grammatik bedeutet. Wer Schwächen in seiner Schreibe aufweist oder ganz einfach unsicher ist, der sollte seine Bewerbung lektorieren lassen.

– Joana Dörfler, Online-Lektorat und Bewerbungsservice Redigieren.org

Kommt das Go und die E-Mail-Bewerbung ist akzeptiert, könnt Ihr loslegen mit Eurer Bewerbung. Allerdings solltet Ihr Euch bewusst sein, dass es entgegen Eurer Erwartung mitunter viel komplizierter sein kann, wenn Ihr Euch online bewerben wollt.

Hinweise zur E-Mail-Bewerbung

  • Zeitersparnis: Es bleibt ein Irrglaube, dass ein E-Mail-Bewerbungsverfahren schneller vonstattengeht als die Bebewerbung auf schriftlichem Wege per Post. Zwar ist es digital natürlich wesentlich einfacher, die Bewerbung an den Adressaten zu übermitteln, bedenkt aber, dass Eure Bewerbung ebenso vollständig sein sollte wie die herkömmliche Bewerbungsmappe. Denn Eure Bewerbung inklusive des Anhangs digital aufzubereiten, kann einige bereits vor technisch unüberwindbare Hürden stellen. Beispielsweise solltet Ihr Euren Fotografen bitten, Euch das Bewerbungsfoto auch im digitalen Format bereitzustellen. Einscannen und einfügen von physisch vorhandenen Bildern ist hier nicht der richtige Weg.
  • Antwort: Speziell bei der E-Mail-Bewerbung geht es häufig recht schnell, sobald die Bewerbung beim Arbeitgeber vorliegt. Rechnet damit, dass bereits eine Vorauswahl am Telefon getroffen wird. Bereitet Euch also zügig auf eine Einladung zum Bewerbungsgespräch vor.
  • Bewerbungs-Homepage: Mittlerweile bieten vor allem Freelancer ihre Dienste gerne auch über eine eigene Homepage an. Speziell bei einer Bewerbung zur Festeinstellung sollte aber nicht ausschließlich der Hinweis auf die eigene Seite erfolgen. Ergänzend zur vollständigen Bewerbungsmappe darf ein Hinweis auf die Homepage aber durchaus erfolgen.
  • Eigene E-Mail-Adresse prüfen: Unbedingt sollte Eure E-Mail-Adresse seriös klingen, denn hier entscheidet der erste Eindruck. Je schlichter, aber eindeutiger die Adresse formuliert ist, desto besser. Verzichtet auf Phantasie-Namen, sondern versucht, Euren Vor- und Nachnamen in der Adresse zu verwenden. Auch solltet Ihr nicht unbedingt Eure aktuelle Firmen-Adresse für Bewerbungen bei einem neuen Arbeitgeber nutzen.
  • Adressaten-Adresse überprüfen: Wenn ihr Euch für die Online-Bewerbung per E-Mail entscheidet, so macht Euch die Mühe, die richtige Sende-Adresse herauszufinden. Ähnlich wie im Anschreiben selbst ist eine persönliche Anrede in der Bewerbungsmail wichtig.

E-Mail-Bewerbung: Betreff, Anschreiben, Dateianhänge und Co.

Wie jede andere Bewerbung setzt sich auch die Bewerbung per Mail aus verschiedenen Elementen zusammen. Hierzu zählen natürlich das Anschreiben und der Lebenslauf. Anders als bei der Papierform zählen allerdings auch der E-Mail-Betreff und die Dateianhänge zu den fundamentalen Formalkriterien, denen Ihr Aufmerksamkeit schenken solltet.

Der Betreff: Auf Genauigkeit und Bezug zur Ausschreibung achten!

Grundregel in der Betreffzeile ist, einen direkten Bezug zum ausgeschriebenen Inserat herzustellen. Hierbei kommt es weniger darauf an, wo oder wann Ihr die Anzeige gelesen habt, sondern vielmehr um welche Anzeige es sich handelt.
Bestenfalls gelingt es Euch, bereits im Betreff durch einen pfiffigen Einzeiler auf Euch aufmerksam zu machen.

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Das Anschreiben: Formalitäten beachten und als Anhang senden!

Einer der häufigsten Fehler bei Online-Bewerbungen ist, dass die Bewerber Ihr Anschreiben direkt in die E-Mail tippen. Dieses gehört allerdings in den Anhang, in der Mail selbst darf und sollte ein kurzer Hinweis auf die Bewerbung im Anhang der Mail erfolgen.
Für das Anschreiben selbst gelten natürlich die standardisierten Gestaltungsregeln nach DIN 5008. In die Signatur Eures E-Mail-Textes gehört zudem Eure ganze Adresse, nicht nur Eure E-Mail-Adresse.

Versucht, Eure Stärken in maximal fünf Absätzen mit nicht mehr als drei bis vier Zeilen zu Papier zu bringen. Tippt Euer Anschreiben nicht in den E-Mail-Text.

Der Dateianhang: Sinnigen Dateinamen wählen und nur eine Datei versenden

Eure Bewerbung im Anhang sollte nur aus einer einzigen Datei bestehen, wobei diese im pdf-Format vorliegen sollte. Dies gilt mittlerweile als Standard, verschickt auf keinen Fall Text-Dokumente im Word-Format. Die meisten Personaler wollen Eure Bewerbung ausdrucken. Liegt diese in mehreren Dateien vor, ist dies ein unnötiger Zusatzaufwand.
Und auch beim Dateinamen gilt Obacht. Hier solltet Ihr Euch um einen einprägsamen und kurzen Namen wie „Name – Bewerbung.pdf“ bemühen. Denkt daran, dass es oft vorkommt, dass Dateinamen beim Speichern gekürzt werden. Und Ihr wollt ja gewiss, dass Eure Bewerbung schnell und unkompliziert auf der Festplatte des Personalers wiedergefunden werden kann.

Nutzt einen sinnvollen und kurzen Dateinamen und das PDF-Format für Eure gesamte Bewerbung.

Fehler bei der E-Mail-Bewerbung vermeiden

Sobald Ihr Eure E-Mail-Bewerbung sendefertig erstellt habt, solltet Ihr noch einen Testlauf starten und die Mail an einen Freund bzw. an eine andere E-Mail-Adresse an euch selbst schicken. So könnt Ihr noch einmal schauen, ob die Mail auch tatsächlich so ankommt, wie Ihr es wünscht oder ob es beispielsweise Probleme mit Dateianhängen oder Zeilenumbrüchen in der Mail gibt.

Die 3 häufigsten Fehler bei der Online-Bewerbung
  • Serien-Mails verssenden: Lieblos gestaltete Serien-Mails zu verschicken hat sich zu einem beliebten Vorgehen bei Online-Bewerbungen entwickelt. Denn viele unterliegen dem Irrlgauben, dass es im Internet eher die Masse, denn die Klasse zum Erfolg bringe. Allerdings ist man hier weit gefehlt. Denn angesichts der Flut an E-Mails, die Personaler tagtäglich erhalten, muss gerade bei der E-Mail-Bewerbung insbesondere Wert darauf gelegt werden, sich von der Masse abzuheben. Denn auch die Personalentscheider besitzen die Möglichkeit, mit nur wenigen Mausklicks vorgefertigte Absage-Mails zu versenden.
  • Formalkriterien missachten: Ähnlich wie bei der Bewerbung in Papierform muss auch die E-Mail-Bewerbung Formalkriterien erfüllen. Wer hier nicht auf grammatikalische und orthografische Korrektheit achtet, die persönliche Anrede vermissen lässt oder keinen konkreten Bezug zur ausgeschriebenen Stelle herstellt, der wird vermutlich eine Absage erhalten.
  • Zu große Dateianhänge: Eine Hürde, die es bei der klassischen Papierbewerbung nicht gibt, ist im Dateianhang zu finden. Nicht selten werden zu große Dateianhänge versandt. Gibt es hier Probleme beim Download oder nimmt dieser Ewigkeiten in Anspruch, kann dies schnell die oft wenig belastbare Geduld des Personalchefs auf die Probe stellen. Als Richtlinie gelten 3 MB. Größer sollte der Dateianhang nicht sein. Um dies sicherzustellen, kann beispielsweise die Farbtiefe bei Scans reduziert werden. Alternativ könnt Ihr ein Komprimierungsprogramm wie WinZip nutzen.

Wie Ihr also sehen könnt, gibt es jede Menge bei der E-Mail- bzw. Online-Bewerbung zu beachten und ebenso viele Stolperfallen wie bei der herkömmlichen Bewerbungsmappe. Solltet Ihr gerade in Bezug auf Orthografie und Grammatik unsicher sein, holt Euch am besten Hilfe. Besucht dazu auch gerne meinen privaten Blog unter patrick-liest.de.

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