Digital Workplace – der digitale Arbeitsplatz der Zukunft

Leute arbeiten am Digital Workplace
Bild: Die "Generation Z" ist gut ausgebildet, verlangt aber auch einen adäquat ausgestatteten digitalen Arbeitsplatz. Bildquelle: © ralwel / Fotolia

Unsere Arbeitswelt wandelt sich sukzessive von der Industrie- zur Wissensgesellschaft. Nicht zuletzt ist der technische Fortschritt für diesen Prozess verantworlich, der unter dem Stichwort „Digitalisierung“ eine kaum noch fassbare Geschwindigkeit annimmt. Eine junge „Generation Z“ – jung und gut ausgebildet – steht diesem Wandel als personelle Arbeitskraft voran, verlangt von Arbeitgebern aber nicht nur eine adäquate Bezahlung, sondern auch einen optimal ausgestatteten Arbeitsplatz. Dieser „Digital Workplace“ bildet die Basis moderner Arbeitsplatzkonzeptionen und stellt die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Wirtschaftswelt dar. Aber wie sieht ein moderner Digital Workplace überhaupt aus?

Arbeitsplatz 2.0 – Arbeit und Freizeit verschmelzen

Bislang war es für jedes Unternehmen üblich, Arbeitsplätze spezifisch für Mitarbeiter anzulegen. Spezielle Software- und Hardware-Lösungen waren dafür vonnöten und begrenzten den Mikrokosmos des einfachen Arbeiters. Mittlerweile hat sich dies geändert. Vermehrt werden Arbeitsplätze, die bestimmten Arbeitsprozesse dienen, vom Mitarbeiter aufgesucht und je nach Bedarf gewechselt.

Dabei spielt natürlich die technische Komponente eine zentrale Rolle – nicht nur aus wirtschaftlichen oder organisatorischen, sondern auch aus Sicherheitsgründen. Denn wer Arbeitnehmern keine adäquate IT-Umgebung bereitstellt, muss damit rechnen, dass diese auf eigene, womöglich unsichere IT-Infrastrukturen zurückgreifen.

„Eine moderne ECM-Lösung ermöglicht es Unternehmen, unternehmensweit und standortübergreifend alle Informationen – unabhängig von Quelle und Format – zu erfassen, zu verwalten, zu bearbeiten, zu steuern, (revisionssicher) aufzubewahren und jederzeit wieder bereitzustellen.“

Quelle: https://www.ser.de/themen/was-ist-ecm.html

Soll heißen: Wer nicht möchte, dass WhatsApp und Dropbox für sensible Datensätze verwendet werden, der muss auf umfassendere Tools setzen, sozusagen einen Digital Workspace für den Digital Workplace schaffen.

Systeme wie das „Enterprise Content Management“ (ECM) beispielsweise, eine Art toolbasiertes Strategie- und Management-Konzept, welches die Verwaltung von multimedialen Formaten und Dateisätzen system- wie abteilungsübergreifend erlaubt, wird von Unternehmen immer häufiger eingesetzt, um Arbeitseffizienz und Datensicherheit zu gewährleisten.

Dass der technische Fortschritt eine immer größere Vernetzung in nahezu allen Bereichen ermöglicht, stellt aus Sicht von Datenverwaltung, Informationsbeschaffung und Team-Arbeit im Sinne von „Social Collaboration“ also gewiss einen immensen Vorteil dar.

Statistik Statistik Digitalisierung im Arbeitsalltag
Eine Studie der Manpower Group von 2016 belegt, dass viele Arbeitnehmer durch die Digitalisierung positive Effekte wahrnehmen. Bildquelle: digital-age.net
Auf der anderen Seite bedeutet dieser Digital Workplace aber auch eine größer werdende private Belastung für den Arbeitnehmer. Feste Arbeitsplätze sowie Arbeitszeiten gehören zunehmend der Vergangenheit an. Jungen Arbeitnehmern, die auch privat Smartphone, Tablet und Laptop nutzen, fällt der Umgang mit neuen Technologien zwar leichter, doch ist für sie Arbeitszeit eben auch private Zeit und die Unternehmens-IT wird auch für private Zwecke verwendet.

Unternehmen müssen diesen Wandel erkennen und verstehen, was diese radikalen Veränderungen für sie und Arbeitnehmer bedeuten. Vor allem hinsichtlich der Arbeitsmotivation spielt ein gut eingerichteteter Digital Workplace eine zentrale Rolle. Denn ist Arbeitszeit auch Lebenszeit, bedeutet ein technologisch modern ausgerichtetes Arbeitsumfeld eine motivierte Arbeitnehmerschaft und somit strategisches Kapital für den Unternehmer.

Statistik digitale Technologien am Arbeitsplatz
Bild: Fast in jedem Gewerbe werden moderne Kommunikationstechnologien verwendet. Bildquelle: „Digitalisierung am Arbeitsplatz“ – Bundesministerium für Arbeit und Soziales

Generation Z: technisch versiert, aber eigensinnig

Christian Scholz, BWL-Professor an der Universität Saarland, stellte vor einigen Jahren die These auf, dass es der jüngsten Generation, die zukünftig auf den Arbeitsmarkt strebt, vor allem Dingen um eines gehe: um Anerkennung oder, wie es etwas moderner formuliert werden könnte, um „Likes“.

Daraus ergibt sich gewissermaßen bereits ein erstes Arbeiterprofil der jungen Generation 1995: Sie ist technisch versiert und kann moderne Kommunikationstechnologien problemlos einsetzen, setzt sich aber auch aus lauter Ego-Spielern zusammen, die mehr Einzelkämpfer denn Team-Player sind.

Und mehr noch: Eben weil es die jungen Arbeitskräfte von heute und Führungskräfte von morgen bereits aus ihrem privaten Umfeld gewohnt sind, permanent intuitiv zu bedienende Technologien vorfinden zu können, mit denen sie problemlos mit anderen kommunizieren, sich vernetzen und Informationen beschaffen können, setzen sie dies auch am Arbeitsplatz, ihrem Digital Workplace voraus.

Generationen Zeitleiste
Ab Jahrgang 1995 spricht man von der Generation Z: technisch geschult und nach Anerkennung strebend. Bildquelle: „Den Digital Workplace entdecken“ – United Planet
Problematisch wird diese Charakteristik, wenn man bedenkt, dass im modernen Arbeitsleben die Zusammenarbeit in Teams und Projektgruppen von großer Bedeutung ist. Doch auch deswegen sind moderne IT-Lösungen wie ECM so wichtig. Sie ermöglichen ein Arbeiten im virtuellen Raum, „Social Collaboration“, in denen die Individuen der jungen Generation Z ihre Fertigkeiten perfekt und gewinnbringend einsetzen können.

„Social Collaboration ermöglicht eine flexible und zielorientierte Zusammenarbeit, damit Mitarbeiter (und damit das Unternehmen) reagieren und auch implizites Wissen aktivieren können.“

Frank Hamm


Durch die Implementierung von transparenten, dialogischen, aber auch sicheren Software-Lösungen ist es zudem möglich, sämtliche Wissens- und Effizienzressourcen auszuschöpfen und auf diese Weise sogar Kommunikationshürden über Standorte und Hierarchien hinweg zu überwinden.

In Zeiten, da der Innovationsdruck auf Unternehmen wächst und wächst, können Systeme wie ECM natürlich ein wichtiges strategisches Element für eine nachhaltige Unternehmensausrichtung sein und den entscheidenden Marktvorteil bringen.

Denn sie optimieren nicht nur die Zusammenarbeit, sondern steigern auch die Produktivität im Unternehmen. Werden nämlich Datensätze aus allen Software-Systemen auf einer zentralen Plattform zusammengebracht, ist Wissensaustausch und Zusammenarbeit auch standortübergreifend problemlos möglich. Ein derartig modernes und technologiebasiertes Teambuilding könnte explizit bei der jungen Generation Z der richtige Weg sein.

Vorteile von ECM

  • organisatorische, prozessuale und technologische Optimierung von Datenarchivierung
  • flexible und dynamische Steuerung von Geschäftsvorfällen
  • Teambuilding und Verbesserung standortübergreifender Zusammenarbeit
  • Strukturierung von Informationsbeständen
  • Verbesserung der Qualität in der Informationsbündelung und -erfassung

Unternehmen sind noch nicht vorbereitet

Während in einigen Unternehmen bereits auf „Zukunft digital“ umgestellt wurde, hinken einige Zweige noch weit hinterher. Dies zeigte auch eine hitzige Diskussion auf der „IT meets Press“ in München, die im Febraur letzten Jahres zu einer illustren Diskussionsrunde einlud.

Auf den Punkt gebracht hieß es: Betriebe kümmern sich derzeit noch nicht genug um die Einrichtung eines ordentlichen digitalen Arbeitsplatzes, verlieren sich stattdessen in kleinen Konzepten, anstatt den großen Umbruch anzugehen und drohen deswegen die internationale Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren.

Annette Rust, Digital Strategist bei der Accenture-Tochter Avanade Deutschland GmbH, stellte klar, dass der Digital Workplace das zentrale Kriterium einer jeden Digitalisierungsstrategie sei. Doch bevor man Tools wie ECM in Unternehmen integriere, ginge es erst einmal darum, diese Prozesse intelligent auf den Weg zu bringen.

Dies führt zu der Frage: Welche Anforderungen stellt der Digital Workplace eigentlich? Und wie kann dieser adäquat eingerichtet werden? Problematisch sei hierbei auch der Aspekt Zeit, meinte Axel Oppermann, IT-Analyst bei Avispador, denn die digitale Revolution brauche Zeit und verschlinge eine Menge Geld.

Die wichtigsten Schritte hin zum Digital Workplace

  • Kontext verstehen
    Es sollten vorerst nur diejenigen Prozesse digitalisiert werden, die durch den Wandel von analog zu digital eine höhere Wirtschaftlichkeit versprechen. Was analog nicht funktionierte, wird wahrscheinlich auch auf digitalem Wege nicht besser.
  • User stehen im Zentrum
    Das Wichtigste ist der Benutzer. Nur wenn Rolle und Funktion des Users identifiziert werden, können mögliche Probleme und Hürden erkannt und optimiert werden.
  • Planung
    Budget, Umsetzbarkeit, Erläuterungen, Probleme. Eine fundierte Planung, die in Schritten sukzessive umgesetzt wird und vom Einführungs- bis zum Abschlussplan durchdacht ist, verspricht langfristigen Erfolg.
  • Ausprobieren, lernen und verbessern
    Jeder neue Digital Workplace sollte durch eine Arbeitsgruppe getestet werden, bevor dieser endgültig eingeführt wird. Feedback ist hier besonders wichtig. Auch unterschiedliche Abteilungen sollten mit dem neuen digitalen Arbeitsplatz in Berührung kommen, um die unterschiedlichen Anforderungen genauer identifizieren und Verbesserungen umsetzen zu können.
  • Einführung und Support
  • Jedes neue System, jede neue Plattform wirft Fragen auf. Deswegen ist gerade nach der Einführung ein umfassender Kommunikationsservice sowie ein kompetenter Support unabdingbar.

Der Aspekt Wirtschaftlichkeit bzw. Return of Investment ist also ebenfalls von Bedeutung. Allerdings hat der Digital Workplace aber auch den Zweck, Ressourcen frei zu machen, Zeit einzusparen und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Wie diese Erfolge allerdings gemessen werden können, ist noch fraglich. Immerhin hängt die Messbarkeit des Erfolges auch von den konkreten Zielsetzungen eines Unternehmens ab. Klar dürfte sein, dass Kundengespräche und Befragungen, also subjektive Einschätzungen, dazu ebenso ihren Teil beitragen können wie konkrete Zahlen: Konnte Arbeitszeit eingespart werden? Wurden Ressourcen besser genutzt? Wurden weniger interne E-Mails verschickt?

Zukünftig wird sich für Unternehmen und Führungsverantwortliche die Frage stellen, wie sie die Mitarbeiterzufriedenheit optimieren und zeitgleich interne Unternehmensprozesse mithilfe des Digital Workplace und Tools wie ECM verbessern können. Der Arbeitsplatz stellt in unserer Arbeitswelt jedenfalls einen wichtigen strategischen Wettbewerbsfaktor dar und sollte eben deswegen sorgsam ausgestaltet werden.

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